Come previsto dalla Legge n°205/2017 (Legge di Bilancio), dal 1° gennaio 2019 entra in vigore l’obbligo della fatturazione elettronica.
A partire da tale data le fatture vengono trasmesse tramite SDI (Sistema Di Interscambio).
In questo articolo vogliamo fare un po' di chiarezza su come la nostra società si comporterà nella fatturazione ai clienti.
Modalità normale:
Quando viene effettuato un ordine sul nostro sito (o tramite richiesta al nostro servizio clienti) verrà come sempre generato un ordine e una 'Fattura Proforma' che verrà inviata via email al cliente (con la dicitura NON PAGATO).
La 'fattura proforma' non ha valore fiscale ed è da intendersi come un promemoria di riferimento per effettuare il pagamento attraverso la modalità scelta (carta di credito, paypal o bonifico).
Se il cliente effettua il pagamento con carta di credito o Paypal, il sistema automaticamente riconoscerà la transazione in tempo reale e convertirà la 'fattura proforma' in una 'fattura di cortesia' che sarà subito inviata via email al cliente stesso.
Nel caso di pagamento con bonifico bancario, sarà necessario attendere che la nostra amministrazione visualizzi sul conto bancario l'accredito dell'importo pagato. Per velocizzare questa operazione il cliente può inviare via mail o via fax il documento bancario che attesti l'avvenuto bonifico verso il nostro conto.
La 'fattura di cortesia' (con la dicitura PAGATO) anch'essa non ha valore fiscale dal 1 gennaio 2019 per i clienti italiani. Servirà esclusivamente come ricevuta informale dell'avvenuto pagamento per l'attivazione o prosecuzione dei servizi.
Da questo momento, entro 48 ore dal pagamento, il nostro sistema genererà la relativa fattura elettronica e la invierà al Sistema di Interscambio (SDI) dell'agenzia delle entrate che provvederà a validarla e consegnarla al cliente nelle modalità prescritte dalla legge a seconda della propria tipologia fiscale (azienda, associazione, privato o pubblica amministrazione).
Per fare si che questa procedura si svolga con successo è necessario che il cliente fornisca tutte le informazioni corrette dal punto di vista amministrativo. In particolare è importante compilare, nell' area clienti, in modo corretto i campi Partita IVA (se presente), codice fiscale e Codice Destinatario.
Il 'codice destinatario' è un codice che identifica ogni azienda ed è composto da:
- 7 caratteri (privato/azienda con Codice SdI)
- 6 caratteri (Pubblica Amministrazione con Codice iPA)
- Indirizzo email PEC (per privati/aziende senza Codice SdI)
- Nessun valore (per clienti esteri o soggetti privati italiani sprovvisti di PEC)
Quindi se il cliente è un privato italiano, può lasciare il campo 'codice destinatario' vuoto e, se interessato, potrà vedere le fatture generate direttamente nel portale 'Fatture e Corrispettivi' del sito dell' agenzia delle entrate. In alternativa può inserire un indirizzo PEC e l'agenzia delle entrate provvederà, nei giorni seguenti, ad inoltrare una copia della fattura elettronica all'indirizzo immesso.
Se il cliente è una azienda, una pubblica amministrazione, o un privato con partita IVA e codice SDI, dovrà inserire il codice destinatario nella anagrafica della propria area clienti Newradio e riceverà le fatture attraverso l'intermediario usato per la fatturazione elettronica. Nel caso l' azienda non utilizzi un intermediario e quindi non sia provvista di codice destinatario potrà (come per i privati) reperire le fatture nel portale 'Fatture e Corrispettivi' del sito dell' agenzia delle entrate oppure al proprio indirizzo PEC se inserito come codice destinatario in sostituzione al codice univoco di 7 cifre.
I clienti non italiani non dovranno inserire nulla. Al momento la fatturazione elettronica avviene solo in Italia e quindi per loro varrà come documento fiscale di ricevuta la 'fattura di cortesia' ricevuta via mail al momento del pagamento.
Riassumendo:
Se siete nuovi clienti, al momento della registrazione sul nostro sito verrete guidati per l'inserimento dei dati ne modo più corretto possibile.
Se siete già clienti, e non avete ancora aggiornato i vostri dati, entrando nella vostra area clienti Newradio, troverete sulla sinistra un BOX sulla fatturazione elettronica che vi avviserà sullo stato dei vostri dati.
Cliccate su 'aggiorna' e sarete guidati in modo chiaro ed intuitivo su come aggiornare (se necessario) i dati del vostro account.
La modalità cosidetta 'normale' sopra descritta vale non solo per i nuovi ordini ma anche per i rinnovi dei servizi in automatico (mensili, trimestrali, semestrali ed annuali). Alla scadenza del rinnovo del servizio il sistema produrrà in automatico la 'fattura proforma' con l'importo del rinnovo e la procedura proseguirà con le stesse modalità descritte per un nuovo ordine.
IMPORTANTE:
E' responsabilità di ogni singolo cliente (in particolare di tipologia azienda, associazione o possessore di partita IVA) aggiornare e tenere aggiornati i dati anagrafici nella propria area clienti. Nel caso in cui una zienda (ad esempio) non abbia inserito il codice destinatario dove richiesto, la generazione della fattura elettronica avverrà ugualmente dopo il pagamento ed inviata normalmente all'agenzia delle entrate che accetta anche fatture senza codice.
Questo significa che le fatture inviate non verranno automaticamente recapitate all'intermediario del cliente o alla propria PEC. Il cliente, in questo caso, dovrà reperire le proprie fatture direttamente nel portale 'Fatture e Corrispettivi' del sito dell' agenzia delle entrate.
Non sarà possibile al cliente, una volta generata la fattura elettronica, richiederla direttamente alla nostra società. Una volta inviata all'agenzia delle entrate, sono loro che devono gestire le fatture emesse.
Quindi, per evitare disguidi, perdite di tempo ed equivoci, vi consigliamo di aggiornare il prima possibile i dati della vostra area clienti Newradio nel caso mancasse il codice destinatario.
Solo le fatture elettroniche rivolte alla Pubblica Amministrazione non potranno essere generate senza l'inserimento del codice.
Situazioni particolari:
Ci sono delle situazioni in cui un cliente potrebbe avere necessità di modalità differenti di procedura di fatturazione. Ad esempio la pubblica amministrazione o una grande azienda, potrebbe richiedere di ricevere la fattura elettronica prima di effettuare il pagamento.
In questo caso è necessario, dopo aver effettuato l'ordine e ricevuto la fattura proforma, richiedere al nostro supporto clienti (via telefono o via ticket) la generazione preventiva della fattura elettronica.
Dopo la richiesta il nostro sistema genererà la fattura elettronica che verrà inviata entro 24 ore all'agenzia delle entrate per poi essere girata al sistema di ricezione del cliente.
Naturalmente, con questa modalità, non sarà possibile attivare o convalidare il rinnovo di un servizio in modo automatico ed immediato. Si dovrà attendere sempre la documentazione dell'avvenuto pagamento della fattura.
Un altro caso particolare è l'applicazione del cosidetto 'Split Payment':
Lo Split Payment o scissione dei pagamenti è una forma di liquidazione IVA che prevede che determinati soggetti meglio delineati di seguito, siano esenti dal pagamento dell'IVA in fattura. Questi infatti si occupano direttamente del versamento dell'IVA dovuta alle casse dell'Erario.
Iniziamo col chiarire chi siano questi soggetti per i quali si applica lo split payment. In primis la Pubblica Amministrazione per tutti i soggetti presenti nell'elenco iPA. A questi si aggiungono anche:
- Società controllate dalla Presidenza del Consiglio
- Enti o società controllate dalle Amministrazioni centrali e locali
- Enti o società controllate dagli enti nazionali di previdenza e assistenza
- Enti, fondazioni o società partecipate a partire dal 70% dalla Pubblica Amministrazione
- Società quotate nell'indice FTSE MIB
I soggetti tenuti all'applicazione dello split payment sopra descritti, sono invitati ad aprire un ticket per qualificarsi e richiederne l'attivazione.
In questo modo il cliente in oggetto sarà sempre esentato dal pagamento delle tasse e riceverà una fattura elettronica opportunamente modificata per includere la dicitura "Scissione dei pagamenti". Specifichiamo che è possibile agire sullo split payment solo quando il cliente ha completato il processo di verifica come azienda o Pubblica Amministrazione.
In qualsiasi momento il cliente può verificare lo stato di attivazione o disattivazione dello split payment dall'area clienti nonché anche dalla sidebar qualora fosse attiva.
Ricordiamo inoltre che tutti i clienti, all'interno della propia Area Clienti Newradio, potranno in qualsiasi momento tenere traccia di tutte le 'fatture proforma' e di tutte le 'fatture di cortesia' generate. Non potranno MAI accedere invece alle fatture elettroniche perchè esse saranno disponibili solo attraverso i canali messi a disposizione dall' agenzia delle entrate.
Per qualsiasi chiarimento sulla gestione della fatturazione elettronica non esitate a contattare il nostro servizio clienti aprendo un ticket di supporto commerciale:
https://www.newradio.it/client/submitticket.php
Questa guida, in particolare nei primi mesi del 2019, è in continuo aggiornamento. Siete pregati di tornare a leggerla periodicamente per tenersi sempre informati con le ultime novità.
